Als het om e-mail gaat, denkt u misschien dat u alles weet wat er te weten valt. De meesten van ons versturen en ontvangen immers gemiddeld 121 e-mails per dag , volgens tech marktonderzoeksbureau De Radicati Group Maar ook al besteed je waarschijnlijk een aanzienlijk deel van elke dag zwoegen in je inbox, je zou waarschijnlijk toch het een en ander kunnen leren. Eigenlijk zijn er een heleboel regels voor e-mailetiquette die u en tal van andere mensen in uw contactenlijst regelmatig ontgaan. Wilt u er zeker van zijn dat u elektronisch beleefd bent? Hier zijn de 17 gouden regels voor e-mailen die u waarschijnlijk niet kende, maar die u wel moet weten.
1 Reageer zodra u een e-mail ontvangt, ook als u meer tijd nodig heeft.
Shutterstock
Niemand stelt het op prijs om een reactie op een e-mail te ontvangen weken nadat ze deze hebben verzonden. In feite een enquête uit 2018, uitgevoerd door een adviesbureau Toister prestatieoplossingen onthulde dat 41 procent van de mensen binnen een uur een e-mailreactie van hun collega's verwachtte. (Begin nu met het opstellen van verontschuldigingen aan uw boekhoudafdeling!)
Natuurlijk vragen sommige e-mailreacties je om over je gedachten te kauwen en een afgemeten bericht op te stellen. In die gevallen is de oplossing eenvoudig: antwoord binnen enkele minuten om de afzender te laten weten dat u het bericht hebt ontvangen, maar wat meer tijd nodig heeft om de zaken uit te zoeken. Op die manier weten ze dat je rekening hebt gehouden met hun e-mail en negeer je ze niet simpelweg.
2 Gebruik 'Allen beantwoorden' met de nodige voorzichtigheid.
Shutterstock
Er is een cruciaal verschil tussen de opties 'Beantwoorden' en 'Allen beantwoorden'. En toch realiseren veel e-mailgebruikers dat helaas niet. In het geval dat u een van hen bent, weet dan dat wanneer u voor het laatste kiest, elke ontvanger die in het originele bericht een CC-code heeft ontvangen, uw antwoord ontvangt - en vaker wel dan niet hoeft u niet alle inboxen van iedereen te overspoelen.
Deze onnodige massaberichten zijn zo'n plaag, er is een informele term om ze te beschrijven: ' Antwoord Allpocalypse Dus, de volgende keer dat u reageert op een massa-e-mail, moet u overwegen wie uw reactie echt moet lezen: het hele bedrijf of alleen de oorspronkelijke afzender?
3 Als u een reactie van iemand wilt, mag u deze niet in de CC plaatsen.
Shutterstock / Jacob Lund
Wanneer u iemand in een e-mailbericht op een CC plaatst - wat betekent dat u hem 'kopieert' - geeft dit doorgaans aan dat u hem of haar op de hoogte wilt houden van het gesprek, maar niet per se op zoek bent naar een reactie van hem. En als opleidingsprofessional Dannielle Walz waarschuwt, kan misbruik van de CC-optie tot communicatieproblemen leiden.
'Door uw collega's in veel e-mails te plaatsen, kunnen ze uw e-mails niet meer als belangrijk zien en ze direct in een' referentiemap 'of' later lezen'-map plaatsen '', schreef ze in een LinkedIn post. 'Dit kan ertoe leiden dat in de toekomst belangrijke informatie wordt gemist.'
Dus als u een reactie van iemand verwacht, zet dan zijn of haar e-mailadres in het veld 'Aan' en gebruik de 'CC'-functie spaarzaam.
4 Begrijp wanneer en wanneer u BCC niet moet gebruiken.
Shutterstock
Het BCC-veld is zelfs nog ingewikkelder en ontwijkt constant zelfs de meest ervaren e-mailgebruikers. Maar laten we het opsplitsen: BCC staat voor 'blind carbon copy', dus hoewel het vergelijkbaar is met CC-ing, geeft BCC-ing de e-mail van die persoon niet weer aan andere ontvangers, wat betekent dat niemand anders in de keten zal zien dat jij inclusief hen.
Dus wanneer is het oké om BCC te gebruiken? Hillel Full van Inc. magazine zegt dat het strikt bedoeld is voor massa-e-mails of wanneer iemand je via e-mail aan iemand anders voorstelt.
'In alle andere gevallen, als je iemand e-mailt en iemand anders BCC, ben je oneerlijk - of je het nu leuk vindt of niet', merkt Fuld op. 'U e-mailt persoon X en zonder dat zij het weten, laat u persoon Y uw gesprek afluisteren. Persoon X heeft geen idee dat iemand anders deze e-mail leest, terwijl jij hem in werkelijkheid ook stiekem naar iemand anders hebt gestuurd. '
5 Gebruik uitroeptekens spaarzaam.
Shutterstock
Het is gemakkelijk om hier en daar een uitroepteken in uw e-mails te plaatsen, maar probeer geen gewoonte ervan. Hoewel ze van oudsher worden gebruikt om opwinding aan te duiden, kunnen uitroeptekens in een e-mail gemakkelijk worden aangezien voor belachelijkheid of passieve agressiviteit.
spirituele betekenis van gieren
'Het gebruik van het onnodige uitroepteken in [een] e-mail kan gemakkelijk de onderliggende betekenis van uw tekst vernietigen', Anna Verasai legt uit HR Digest 'Gebruik het alleen als je iets belangrijks moet benadrukken. Bedenk hoe uw lezer het bericht zou kunnen interpreteren als ze het lezen. '
6 Wees voorzichtig met uw gebruik van humor.
Shutterstock
Iedereen houdt van een goede grap zo nu en dan, maar omdat de toon verkeerd kan worden geïnterpreteerd wanneer deze niet persoonlijk overeenkomt, is het het beste om de grappen uit uw e-mails te laten. 'Reserveer de humor voor een telefoontje of persoonlijk', professor zakelijk schrijven, David Silverman , schreef in de Harvard Business Review 'Op die manier zou ik, als er een verbijsterde stilte is aan de andere kant van de rij of aan de andere kant van de vergadertafel, kunnen zeggen:' Ik denk dat je misschien niet beseft hoe grappig ik mezelf vind, en gezien dat geloof dat ik nu zal stoppen. ''
Maar serieus: een cruciale studie uit 2005 gepubliceerd in de Journal of Personality and Social Psychology onthulde dat, terwijl afzenders voorspelden dat hun ontvangers hun toon 80 procent van de tijd nauwkeurig konden ontcijferen, de ontvangers eigenlijk maar 56 procent van de tijd nauwkeurig de toon konden lezen.
7 Sla het jargon over.
Shutterstock
Met de opkomst van instant messaging, verkorte vormen van de de Engelse taal worden op grotere schaal gebruikt - zoals 'u' voor 'jou' of 'wil' in plaats van 'willen'. Maar net zoals humor niet vaak blijft hangen als het om e-mails gaat, jargon is een vergelijkbare no-go. Volgens een OnePoll enquête, vond 37 procent van de mensen het gebruik van straattaal op de werkplek onaanvaardbaar, en 55 procent zei dat ze de 'lol' overslaan als het gaat om het e-mailen van je baas.
8 Besteed aandacht aan de onderwerpregel.
Shutterstock
Onderwerpregels zijn eenvoudig, maar noodzakelijk. En aangezien de meeste e-mails worden gelezen mobiele toestellen —55 procent, volgens e-mailbezorgingsbedrijf Terugweg - het is belangrijk om ze te pakken te krijgen. Korte, beknopte en directe onderwerpregels zijn het beste. Het doel van uw e-mail moet duidelijk worden vermeld en u moet het beperken tot vijf woorden of minder, omdat mobiele apparaten daarna alle woorden afsnijden.
9 Voeg een handtekening toe.
Shutterstock
Heb je ooit een e-mail van iemand gekregen en je afgevraagd: 'Wie is dit? van Hoewel het adres van de afzender u een paar aanwijzingen kan geven over wie ze zijn, is het soms niet genoeg. Een handtekening aan het einde van uw e-mail kan de ontvanger onmiddellijk informeren over wie u bent, wat u doet en hoe hij verder contact met u kan opnemen.
De mensen van een geïntegreerd marketingbureau Ocreatief zeg dat het hebben van een e-mailhandtekeningvak is 'als iemand een visitekaartje geven elke keer dat u een e-mail verzendt'. Als u er nog geen heeft, voegt u een handtekening toe met uw volledige naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, website en een bedrijfslogo.
10 Vergeet niet om te KUSSEN (houd het kort en simpel).
Shutterstock
De KISS-methode is iets dat de meesten van ons op de basisschool hebben geleerd, maar dat betekent niet dat het later in het leven minder nodig is. Boemerang , een app voor e-mailproductiviteit, onderzocht de belangrijkste methoden om meer e-mailreacties te krijgen. Hun grootste afhaalmaaltijd? U kunt het beste schrijven alsof u acht jaar oud bent.
Uit hun onderzoek bleek dat e-mails die op leesniveau van de derde klas waren geschreven, 36 procent meer kans hadden om te worden beantwoord dan e-mails die op leesniveau van de universiteit waren geschreven.
11 Vestig de aandacht op de bijlagen.
Shutterstock
Bijlagen zijn soms een noodzakelijk onderdeel van het e-mailproces, maar u moet heel goed weten hoe u ze moet gebruiken voordat u met overgave toevoegt. In lange e-mailketens kunnen ze soms onopgemerkt of over het hoofd worden gezien, en onverwachte bijlagen zijn meestal ook ongeopend omdat de ontvangers op hun hoede zijn voor elektronische virussen.
De beste oplossing is om uw bijlagen in de hoofdtekst van uw e-mail te plaatsen. Grammaticaal zegt dat de beste manier om de ontvanger van bijlagen op de hoogte te stellen, is door een bericht aan het einde van uw e-mail toe te voegen dat iets zegt in de trant van 'Ik heb [item] bijgevoegd' of 'Raadpleeg het bijgevoegde [item] voor meer informatie . '
12 Standaardiseer uw lettertype.
Shutterstock
Hoewel spelen met lettertypestijlen en kleuren leuk kan zijn, is er geen plaats voor felroze Comic Sans in de professionele wereld. Het blijkt dat het gebruik van lettertypen uitermate belangrijk is als het gaat om digitale communicatie, aldus Colin Wheildon , auteur van Type en lay-out: communiceert u of maakt u gewoon mooie vormen? 'Het is mogelijk om driekwart van onze lezers weg te blazen door simpelweg het verkeerde type te kiezen', vertelde hij Amerikaanse schrijvers en artiesten
Dus aan welke lettertypen moet u vasthouden als het gaat om e-mails? MageMail beveelt Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS of Arial aan.
13 Proeflees alles.
Shutterstock
Bij het schrijven van een e-mail is de kans groot dat je toch een fout gaat maken, je bent maar een mens. Fouten worden echter niet vaak voorbijgekeken als het gaat om zakelijke e-mails. In een Grammaticaal onderzoek van bijna 2.000 respondenten zei 67 procent van wel niet oké om typefouten te maken in e-mails, terwijl slechts 6 procent vond dat het een acceptabele fout was.
14 Voer het e-mailadres als laatste in.
Shutterstock
beste verjaardagscadeau voor mijn vrouw
De gemakkelijkste manier om ervoor te zorgen dat u geen e-mail verstuurt voordat deze gereed is of voordat typfouten zijn verwijderd? Wacht tot alles in topconditie is voordat je het e-mailadres van de ontvanger invoert. Zoals je weet, maken e-mailfouten is een van de gemakkelijkste manieren om de verkeerde indruk te maken.
'Het gaat niet alleen om professionaliteit,' Karen Kessler , voorzitter van Evergreen Partners, vertelde Forbes 'Het gaat om de reputatie van de medewerker en het bedrijf of de organisatie. We hebben gezien dat slechte e-mailbeslissingen leiden tot negatieve gevolgen voor de werknemer - ontslag - en ook voor de organisatie - procesvoering. '
15 En controleer driemaal de naam van uw ontvanger.
Shutterstock
Een grote fout die u moet vermijden, is het verkeerd spellen van de naam van de ontvanger, dus zorg ervoor dat u dit driemaal controleert voordat u op verzenden drukt. Veel mensen zie de act van spelfout een naam als lui en onattent, vooral wanneer de juiste spelling in het e-mailadres staat. Wat moet u doen als u per ongeluk die fout maakt? Kathryn Shanley , eigenaar van My Red Pen Editing, zegt een onmiddellijke verontschuldiging is de sleutel tot het behouden van uw geloofwaardigheid.
16 Gebruik voor professionele zaken een professioneel e-mailadres.
Shutterstock
Hoewel een persoonlijk e-mailadres prima te gebruiken is bij het corresponderen met vrienden of familie, moet u het buiten de professionele zakenwereld houden. Dit is vooral belangrijk in een consument-verkoper situatie. A 2016 GoDaddy Uit een onderzoek onder 1.000 Amerikanen bleek dat 75 procent gelooft dat het hebben van een professionele e-mail een belangrijke factor is om een online bedrijf te vertrouwen, en 33 procent twijfelt aan de legitimiteit van een verkoper als ze een persoonlijk e-mailadres gebruiken.
'Je vergeet nooit een eerste indruk, zowel in het echt als online,' GoDaddy's chief product officer, Steven Aldrich , zei in een uitspraak 'Vaak vindt je eerste directe interactie met een klant plaats via e-mail en daarom is het enorm belangrijk om er in deze context professioneel uit te zien.'
17 Onthoud dat alles kan worden gedeeld.
Shutterstock
Of het nu gaat om doorsturen, BCC-ingaan of simpelweg je telefoon in iemands gezicht flitsen, het is belangrijk om te onthouden dat alles wat je in een e-mail schrijft, kan worden gezien door iemand anders dan de beoogde ontvanger. Daarom moet al uw e-communicatie professioneel en risicovrij zijn. E-mails kunnen tenslotte zelfs zijn toelaatbaar in de rechtbank , dus het is het beste om nooit iets te verzenden dat later tegen u kan worden gebruikt. En voor meer manieren om uw werkleven te verbeteren, bekijk de 25 geniale trucs om slimmer en niet harder te werken
Om meer verbazingwekkende geheimen te ontdekken over het leven van je beste leven, Klik hier om ons te volgen op Instagram!
