Zes-komma-drie. Dat is hoeveel uur, volgens een recent onderzoek in opdracht van techgigant Adobe, dat Amerikanen gemiddeld elke dag besteden aan het beantwoorden van e-mails. Anders gezegd: je besteedt een hele derde van je wakkere leven vastgelijmd aan je inbox, reagerend op berichtenthreads die, eerlijk gezegd, kunnen worden gehasht in een IRL-chat van vijf minuten. Er moet iets gebeuren.
Gelukkig is het krijgen van iets om te geven in veel gevallen net zo eenvoudig als op een knop drukken. Door een reeks beproefde tactieken te implementeren, kunt u uw uren aan e-mail terugschroeven tot niets. Denk maar aan: hoeveel tijd zou u besparen als u nooit meer een bijlage handmatig zou moeten downloaden? Of wat als u een haastig verzonden e-mail uit de ether zou kunnen halen, waardoor u de tijd (en paniek!) Bespaart die u besteedt aan het opstellen van een 'Het spijt me zo, ik wilde die e-mail niet verzenden'?
Ja, al deze internetjiujitsu is mogelijk. We hebben de 17 beste tijdbesparende, levensverbeterende en efficiëntiebevorderende e-mailhacks hieronder samengesteld. Dus lees verder, want die noodlottige inbox nul wacht op je. En voor meer manieren om het meeste uit uw 6,3 uur te halen, mag u deze niet missen 15 Cold Open zakelijke e-mails die u onderscheiden
1 Massaal uitschrijven.
Shutterstock
Het is een goede gok dat je inbox tijdens finales net zo rommelig is als een slaapzaal voor senioren. Het is ook een goede gok dat de meeste van die rommel te wijten is aan dagelijkse of wekelijkse e-mails van winkeliers, organisaties en andere nieuwsbrieven waarvoor u zich in de loop der jaren mogelijk hebt aangemeld. Door het gebruiken van Unroll.me , kunt u alle lijsten waar u zich op bevindt opsporen - en u afmelden voor alle lijsten waarvan u niet langer informatie wilt ontvangen. Eigenlijk, een Beste leven redacteur kon Unroll.me gebruiken om maar liefst 135 abonnementen te lokaliseren. Hoeveel zullen er komen? En hoeveel zou je kunnen missen?
2 Schakel sneltoetsen in.
Shutterstock
We kennen allemaal de standaard sneltoetsen. (Opdracht- NAAR : selecteer alles. Opdracht- C : kopiëren. Opdracht- P. : Plakken. Enz.) Maar Gmail-gebruikers hebben de mogelijkheid om een geavanceerde reeks snelkoppelingen in te schakelen. Ga eerst naar instellingen Klik op de algemeen tabblad. Ongeveer halverwege ziet u een Toetsenbord sneltoetsen optie, standaard uitgeschakeld. Schakel het in en u krijgt toegang tot deze eenvoudige toetsaanslagen:
- C : start een nieuw bericht
- Verschuiving- C : start een nieuw bericht in een nieuw venster
- D : start een nieuw bericht op een nieuw tabblad
- F. : stuur een bericht door
- #: verwijder een bericht
- Verschuiving- ik : een bericht markeren als gelezen
- Verschuiving- U : een bericht markeren als ongelezen
- Opdracht- S : een bericht opslaan
3 En automatiseer ze vervolgens.
Shutterstock
Als u problemen ondervindt bij het onthouden van dit compendium met sneltoetsen, Keyrocket, een Google Chrome-plug-in, zal u eraan herinneren terwijl u typt. (Natuurlijk niet-invasief.) En voor meer manieren om een productiviteitsmachine te worden, leer de 15 manieren om uw productiviteit in de helft van de tijd te verdubbelen.
4 Gebruik hashtags.
Ja, echt, de kenmerkende organisatorische tool van sociale media werkt ook voor e-mail. Voeg een paar hashtags toe aan het einde van uw handtekening - het deel van de e-mail dat doorgaans wordt afgekapt, zodat ontvangers uw '#workhardplayhard'-tag niet kunnen zien of beoordelen - zodat u deze gemakkelijk kunt zoeken. Typ gewoon de hashtag in het zoekveld bovenaan je inbox en je ziet elke e-mail die ermee is gecodeerd.
5 Schakel de optie 'niet verzenden' in.
Shutterstock
We zijn er allemaal geweest: je stelt een e-mail op, stuurt deze de ether in en realiseert je onmiddellijk: Oh nee, dat bericht was niet klaar om te verzenden. Blijkt dat u uw berichten van de rand kunt herstellen door een handige vertraging in te stellen. Ga bijvoorbeeld op Gmail onder instellingen , vervolgens algemeen U vindt de ongedaan maken knop als vijfde optie. Zet het aan. U kunt uit een vervolgkeuzemenu met intervallen van 10 seconden kiezen hoeveel tijd u heeft voordat uw bericht voorgoed wordt verzonden.
6 Stel die functie in op 10 seconden.
Shutterstock
Een tip: als u e-mail gebruikt als een de facto instant messaging-dienst, raden we u aan de ongedaan maken knop tot 10 seconden. Op die manier worden uw antwoorden niet met een vertraging van een halve minuut verzonden. Nee, 30 seconden klinkt niet veel, maar laten we het zo zeggen: als je favoriete chatservice (Slack, GChat, Facebook Messenger - wat dan ook!) Elk uitgaand bericht zo lang zou vasthouden, zouden je contacten snel geïrriteerd raken.
7 Of vul gewoon het 'aan'-veld als laatste in.
Shutterstock
Het is een goede gewoonte om aan te nemen, mensen. (Zie vorige twee dia's.)
8 Gebruik deze afmelding.
Shutterstock
'Voor een e-mail die begint met een aanhef van' hallo 'of' hallo ', zou een afsluiting zoals' beste 'consistent zijn', zegt Patricia Napier-Fitzpatrick , oprichter en voorzitter van De Etiquette School of New York '' Best '', hoewel te veel gebruikt, is een van de veiligste sluitingen in het algemeen, omdat het onschadelijk en universeel passend is. ' Dat klopt: ondanks het ongebreidelde overmatig gebruik, is 'Best' dat wel De enige beste manier om uw e-mails te ondertekenen.
9 En deze e-mailhandtekening.
Shutterstock
Als je onderweg bent, wil je in ieder geval afzien van vervelende, schattige zinnen ('Vergeef typefouten alsjeblieft.' 'Verzonden door mijn 1,21 gigawatt-processor.' 'Verzonden vanaf mijn iPhone - houd rekening met het milieu voordat je gaat afdrukken . ') in plaats van iets eenvoudigs, elegants, rechttoe rechtaan:' Verzonden vanaf de weg. ' Volgens Ben dattner , een executive coach, vinkt het al die vakjes aan en roept het ook een Kerouac-achtige sfeer op. Geen wonder dat het zo is De enige e-mailhandtekening die iedereen zou moeten hebben.
10 En dit afwezigheidsbericht.
Volgens Jane Scudder , een professor aan de business school van de Loyala University Chicago, als u een afwezigheidsbericht invult, moet u dit formaat gebruiken:
Bedankt voor je e-mail. Ik ben OOO van dinsdag 12 juni tot en met vrijdag 15 juni zonder toegang tot e-mail. Als dit dringend is, neem dan contact op met [DE PERSOON DIE ONDER U IN DE KETEN VAN DE OPDRACHT IS - of, als u er een heeft, DE NAAM VAN UW KOFFIE-FETCHING ASSISTANT] op [HUN E-MAILADRES]. Anders reageer ik op alle berichten als ik terugkom
Voor details op nitpick-niveau, zoals of u het bericht op uw laatste dagje uit of uw eerste dag terug wilt beëindigen, of dat u een telefoonnummer of niet wilt opnemen, raadpleegt u gewoon onze eerlijk gezegd te uitgebreide gids over de kwestie.
11 Wijzig de weergavedichtheid.
Gmail-gebruikers kunnen kiezen uit drie verschillende weergavedichtheden voor hun inbox: comfortabel, gezellig en compact. De weergavedichtheid heeft alleen invloed op de hoeveelheid witruimte tussen elk bericht in uw inbox. Het is weinig meer dan een kwestie van voorkeur, maar beschouw het in termen van, nou ja, een term paper. Comfortabel is als een dubbele regelafstand, waar gezellig een enkele regelafstand is, en compact is vergelijkbaar met een halve regelafstand.
12 Vergeet niet te archiveren.
Shutterstock
U kunt e-mails uit uw inbox verwijderen zonder ze volledig te verwijderen via de prullenbak. Door individuele berichten te 'archiveren', worden ze onmiddellijk verborgen in je inbox en al je mappen. Maar je kunt ze, indien nodig, nog steeds opsporen via de zoekfunctie. In Gmail kun je berichten direct archiveren nadat je ze hebt geopend door op de kleine 'x' te klikken die naast de onderwerpregel verschijnt.
13 Volg de regel van twee minuten.
Shutterstock
Gesteund door productiviteitsexperts van alle niveaus, is de regel van twee minuten een trefzekere manier om e-mailgerelateerde stress aan te pakken. Zo werkt het: als u binnen twee minuten of minder op een e-mail kunt reageren en deze kunt vergeten, moet u deze meteen aanpakken. Zo niet, leg het dan opzij voor later.
14 Batch uw e-mailreacties.
Om de hoeveelheid tijd die u aan het scherm geplakt besteedt aan geestdodende heen-en-weer-uitwisselingen te verminderen, wijst u de tijden van uw dag aan als perioden voor het reageren op e-mail. (Misschien is het een uur 's ochtends en 90 minuten' s middags. Misschien is het drie uur na de lunch. Wat voor jou ook werkt!) Reageer dan alleen op e-mails tijdens deze tijdsbestekken - en nooit buiten hen.
15 Vul uw e-mails in op 140 tekens.
Ja, net als een Tweet (of in ieder geval een Tweet van vóór de 280 revolutie). Zoals Andrew Bag , adviseerde de CEO van Gab, het sociale netwerk, in een Medium post , kunt u uw e-mails het beste zo kort mogelijk houden. 'Ik wil je graag helpen bij het oplossen van probleem X. Ik doe Y en Z stelden voor om verbinding te maken. Ben je vrij om te chatten? ' Er zijn helemaal geen bloemrijke begroetingen nodig.
droombetekenissen worden achtervolgd
16 Bijlagen instellen om automatisch te downloaden.
Shutterstock
Als dit, dan dat (IFTTT) , een app voor het optimaliseren van e-mail, kan u helpen bij het instellen van een specifieke 'taal', om zo te zeggen, waardoor u een hoop ploetertaken van het tussenpersoontype overbodig maakt. Bijvoorbeeld: als een inkomende e-mail een bijlage heeft, zal IFTTT deze automatisch downloaden naar uw Google Drive.
17 Reageer niet buiten kantooruren op e-mails.
Het is geen geheim dat Amerikanen overwerkt zijn - en, zoals uit het onderzoek van Adobe bleek, komt veel van dat overwerk voort uit veelvuldig e-mailen. Daarom hebben de gemeenteraadsleden van New York eerder dit jaar een wetsvoorstel ingediend dat het voor bedrijven onwettig zou maken om werknemers te verplichten hun e-mails buiten kantooruren te checken. (Het is geïnspireerd door een wet die momenteel in de boeken staat in Frankrijk, waar bedrijven met meer dan 50 personeelsleden strikte richtlijnen moeten opstellen voor werk buiten kantooruren, anders worden ze geconfronteerd met financiële sancties.)
Om meer verbazingwekkende geheimen te ontdekken over het leven van je beste leven, Klik hier om u aan te melden voor onze GRATIS dagelijkse nieuwsbrief!
