Met talloze mensen die plotseling vanuit huis werken en gescheiden zijn van dierbaren vanwege de coronapandemie , apps voor videoconferenties zoals Zoom zijn voor velen van ons onderdeel geworden van het dagelijks leven. Er is echter meer aan de populaire videochatservice dan op het eerste gezicht lijkt. In feite zijn er enkele geniale manieren om elke vergadering en virtuele ontmoetingsplaats effectiever en zelfs leuker te maken, rechtstreeks in het platform ingebouwd, waar zelfs gewone gebruikers waarschijnlijk niets vanaf weten. Van het integreren van andere apps die u al gebruikt tot manieren om uzelf op te fleuren voordat u uw oproepen beantwoordt, hier zijn de Zoom-tips en -trucs die u nu moet kennen - en hoe u ze kunt gebruiken. Ontdek deze voor meer manieren om het meeste uit die bijeenkomsten te halen De do's en don'ts van effectieve videoconferenties
1 Werk je uiterlijk bij.
iStock
Als het aanbrengen van make-up, het borstelen van je haar of zelfs dagelijkse douches buiten de boot vallen sinds je jezelf begon te isoleren, ben je niet de enige. Als u er echter nog steeds goed uitziet voor uw Zoom-vergaderingen, is er een gemakkelijke manier om het te vervalsen.
“U kunt wat virtuele make-up aanbrengen en uw huid er beter uit laten zien door de 'Touch Up My Appearance' optie onder 'Video-instellingen', ”zegt Ethan Taub , CEO van digitale financiële bedrijven Goalry en Lening De functie verzacht de focus op je gezicht, wat een flatterend effect heeft.
2 Neem uw vergadering op.
Shutterstock / Rido
Wanneer u de hele dag in en buiten vergaderingen doorbrengt - vooral met de afleiding die uw thuisomgeving aan de mix toevoegt - is de kans groot dat sommige details door de kieren glippen. Gelukkig is er een handige zoomfunctie die u kunt gebruiken in plaats van uw notebook uit te breken.
'Het is buitengewoon eenvoudig ... om de vergaderingen op te nemen zonder een externe app te gebruiken', legt uit Hamna Amjad , projectmanager bij techbedrijf DSRPT
Om dit te doen, klikt u op 'Mijn vergaderinstellingen' en vervolgens op het tabblad 'Opnemen'. Hieronder vind je een optie om schakel lokale opname in Als u eenmaal in de vergadering bent, klikt u gewoon op 'Opnemen op deze computer' in uw hoofdzoomscherm en u kunt de vergadering vastleggen. Als u echter een gast van de vergadering bent, moet u ervoor zorgen dat de host schermopname inschakelt voordat de vergadering begint, zodat u dit kunt doen. En het is gewoon een goede gewoonte om de rest van de deelnemers aan het gesprek te laten weten dat u ook opneemt.
3 Maak een transcriptie van uw vergadering.
iStock
Heb je geen zin om te kijken naar het spel-voor-spel van een vergadering die je al hebt meegemaakt? 'U kunt transcripties van uw vergaderingen krijgen, d.w.z. tekstbestanden van uw audio- of video-opnamen', merkt Amjad op, die eraan toevoegt dat deze functie alleen beschikbaar is in betaalde Zoom-accounts. Ook moeten opnames achteraf in de cloud worden opgeslagen om de automatische transcriptie te laten werken.
Naar uw Zoom-vergadering laten transcriberen , ga naar 'Cloudopname' onder 'Accountinstellingen'. Klik in het menu 'Geavanceerde instellingen voor cloudopname' op 'Audiotranscript' en klik op 'Opslaan'.
Houd er rekening mee dat automatische transcriptieservices niet altijd perfect zijn en met name problemen kunnen hebben met eigennamen of compacte technische termen.
4 Synchroniseer met uw Google Agenda.
Shutterstock / Jarretera
Als u het grootste deel van uw team via Google doet, is de Google Agenda-add-on kan u helpen uw Zoom-oproepen naadloos te integreren met uw bestaande planning.
Om dit te doen, log je gewoon in op je Google Admin of persoonlijke Google-account, ga je naar de G Suite Marketplace, navigeer je naar 'Zoom for Google Calendar' en installeer je de add-on. En als u weer thuis gaat werken, kunt u hier afscheid van nemen 5 dingen die u na het coronavirus nooit meer op uw kantoor zult zien
5 Verdeel uw vergadering in brainstormruimten.
Shutterstock / Rawpixel.com
Als er te veel mensen praten tijdens één Zoom-oproep, kan het bijna onmogelijk worden om te volgen wat er aan de hand is. Als je iets in een kleinere groep wilt bespreken, met behulp van de brainstormruimtefunctie kan helpen afleiding tot de hoofdgroep te beperken.
'De gastheer van de vergadering kan ervoor kiezen om de deelnemers aan de vergadering automatisch of handmatig op te splitsen in deze afzonderlijke sessies en kan op elk moment tussen sessies schakelen', legt Amjad uit. Om er een te starten, navigeert u naar 'Accountbeheer' en klikt u op 'Instellingen'. Klik op 'Brainstormruimte' op het tabblad 'Vergadering' en zorg ervoor dat deze optie is ingeschakeld. Als je dit niet kunt doen, controleer dan of de meetingbeheerder deze instelling voor je meeting heeft ingeschakeld.
6 Verwelkom uw gasten in een wachtkamer.
Shutterstock / fizkes
Als u een Zoom-vergadering organiseert, wijden een wachtkamerruimte waar iedereen de tijd kan doorbrengen totdat elke genodigde arriveert. Dit is in feite een scherm dat iedereen zal vertellen dat de vergadering zal beginnen wanneer de gastheer dat zegt, waardoor die ongemakkelijke minuten van kleine praatjes worden geëlimineerd die vroege vogels moeten doorstaan voordat de rest van de groep zich aanmeldt.
Om deze functie in te schakelen, opent u het tabblad 'Instellingen' en klikt u op 'In vergadering'. Scrol omlaag naar de functie 'Wachtkamer' en schuif de knop om deze te activeren. Wanneer u in de toekomst een vergadering maakt, heeft u de mogelijkheid om hiervoor een wachtkamer in te schakelen en kunt u specifieke gasten van de vergadering uitnodigen voor die wachtkamer. En als u op zoek bent naar een carrièreswitch, ontdek deze dan 7 externe taken waarvan u niet wist dat ze bestonden
7 Stel een virtuele achtergrond in.
Shutterstock / Shift Drive
Geen zin om uw werkruimte op te ruimen voor uw volgende Zoom-vergadering? Er is een gemakkelijke manier om die rommel te verbergen of gewoon de chat op te fleuren: voeg een virtuele achtergrond toe Je kunt alles achter je laten, van een bergketen tot een nest puppy's tot de ontmoetingsplaats van je favoriete tv-programma.
Navigeer onder 'Accountinstellingen' naar het tabblad 'Vergadering', waar u deze optie vindt. Zorg ervoor dat deze instelling is ingeschakeld door de knop naar de positie 'Inschakelen' te schuiven. Wanneer u in een vergadering zit, kunt u die achtergronden gebruiken door op de naar boven gerichte pijl naast de functie 'Video starten / stoppen' te klikken. Scrol omlaag naar 'Kies een virtuele achtergrond' en de afbeelding die u kiest of uploadt, wordt achter u weergegeven. Het enige nadeel is dat uw computer bepaalde specificaties moet hebben om deze functie te laten werken.
