Met de coronapandemie Door kantoren over de hele wereld te sluiten, bedenken talloze bedrijven en individuen opnieuw hoe de werkdag eruitziet. Die veranderingen gaan echter veel verder dan de kleding van een handelskantoor voor zweet - voor veel mensen betekent het ook een plotselinge stortvloed aan videoconferenties.
Maar met veel mensen met behulp van Zoom en andere videoconferentieplatforms voor de eerste keer kan het simpelweg inloggen voor een vergadering en het maximale uit die videoconferenties halen twee heel verschillende dingen zijn. Met de hulp van experts hebben we de definitieve wel en niet afgerond waarmee u elke videoconferentiegesprek zonder problemen kunt laten verlopen.
Doen: Houd de ruimte achter je netjes.
Shutterstock / fizkes
Als u uw collega's niet op uw kantoor zou uitnodigen zonder het eerst op te ruimen, nodig ze dan niet uit uw thuiskantoor als het iets minder dan netjes is.
'Je wilt dat collega's je thuiskantoor netjes en georganiseerd zien', zegt Kristen Southall Watts , auteur van De Solo Workday In aanvulling op je ruimte schoonmaken , Adviseert Watts een directe zichtlijn naar de deur te vermijden en 'uw kantoor te herschikken, zodat familieleden die naar binnen gluren, geen deel uitmaken van uw vergadering. '
Niet: Plaats uw computer onder uw gezicht.
Shutterstock
Goed oogcontact onderhouden is essentieel voor vergaderingen, of u deze nu persoonlijk of online heeft, dus zorg ervoor dat u uw camera op de juiste manier positioneert.
'Iedereen heeft hoeken die er goed uitzien, maar niemand kijkt vanaf de grond omhoog', zegt Flynn Zaiger , CEO van creatief digitaal marketingbureau Online optimisme In plaats daarvan raadt Zaiger aan om uw computer hoger te plaatsen, zodat deze zich iets boven ooghoogte bevindt, zodat anderen u gemakkelijk kunnen zien en je er op je best uit laten zien
Doen: Schakel uw meldingen uit.
Shutterstock / Alexey Boldin
ik heb gedroomd dat ik iemand heb vermoord
De meldingen die op je apparaten binnenkomen, leiden je niet alleen af, ze leiden iedereen in je videogesprek af.
'Je hoeft niet op de hoogte te worden gesteld van elke nieuwskop of nieuw geüploade video op het moment dat ze zich voordoen, vooral niet tijdens de door jou aangewezen werkblokken', zegt Watts, die opmerkt dat 'elke keer dat je snel naar je feeds op sociale media kijkt, je verliest veel productieve tijd. '
Niet: Wacht tot het laatste moment om technische knikken op te lossen.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Als u wilt dat uw vergadering soepel verloopt, moet u uw software, inclusief uw video- en audio-instellingen, hebben getest voordat u het gesprek start.
'Het starten van de vergadering en dan beseffen dat de audio schokkerig is of dat de video niet goed werkt, zorgt voor vertragingen', zegt Reuben Yonatan , CEO van GetVoIP , die waarschuwt dat dit u zelfs zaken kan kosten als het ervoor zorgt dat klanten u als inefficiënt zien. Om er zeker van te zijn dat alles in orde is, raadt Yonatan aan om eerst een proefrit te maken met een vriend die je feedback kan geven.
Doen: Bouw wat downtime in tussen gesprekken.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Zelfs als u back-to-back meetings heeft, kan het hebben van slechts een paar minuten pauze tussen hen een groot verschil maken in hoe effectief u in elke vergadering bent.
'Na telefoontjes en conferenties heb je een paar minuten nodig om vervolgmails of sms-berichten te versturen, notities die je tijdens de vergadering hebt gemaakt te ordenen en mentaal te schakelen voor de volgende taak', zegt Watts, die opmerkt dat een gebrek aan De voorbereidingstijd tussen gesprekken kan het risico op afleiding vergroten.
Niet: Spreek te snel.
Shutterstock / fizkes
Laat uw gebruikelijke toespraak van mijlen per minuut het uw collega's niet moeilijk maken om het punt te begrijpen dat u probeert over te brengen.
'Spreek niet te snel, zodat degenen die luisteren (en kijken) moeite hebben u te verstaan', zegt Deborah Sweeney , CEO van MyCorporation Als je een pauze moet nemen, raadt Sweeney aan naar de camera te glimlachen in plaats van vulwoorden als 'um' of 'uh' te gebruiken, waardoor je misschien onvoorbereid overkomt.
Doen: Let op de lichaamstaal van anderen.
Shutterstock / Focus en vervaging
Als te veel mensen tegelijk aan het woord zijn, kan dit in een oogwenk veranderen in een onverstaanbare kakofonie. Als u overlappende spraak wilt voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u de lichaamstaal om aanwijzingen te krijgen voor wanneer het veilig is om te praten.
'De gebruikelijke tekenen om op te letten zijn knikkende hoofden of monden die beginnen te openen', zegt Julian Jost , CEO en mede-oprichter van Spacebase
Niet: Houd onnodige tabbladen open.
Shutterstock / Friends Stock
Als u uw gedachten bij de taak wilt houden en mogelijke verlegenheid wilt vermijden, zorg er dan voor dat u tijdens uw vergadering alle onnodige tabbladen hebt gesloten of geminimaliseerd.
'Je wilt niet overrompeld worden als iemand vraagt:‘ Kun je je scherm delen en het ons laten zien? ’', Zegt Shayne Sherman , CEO van TechLoris , die opmerkt dat het hebben van te veel geopende tabbladen zelfs van invloed kan zijn op de kwaliteit van uw oproep.
Doen: Gebruik je koptelefoon.
Shutterstock / fizkes
Uw collega's willen naar u luisteren - niet het geluid van uw kinderen die spelen, uw hond blaffen of de ambulance die buiten voorbij rijdt.
'De meeste laptopmicrofoons zijn erg slecht en vangen elk klein geluid op', zegt Julie Bee , president van BeeSmart sociale media 'Oordopjes en koptelefoons beperken het achtergrondgeluid tot een minimum en vangen wat je zegt op.'
Niet: Lectuur.
Shutterstock / Pressmaster
Als u wilt dat de deelnemers aan uw vergadering betrokken blijven, probeer dan een dialoog te bevorderen in plaats van een toespraak te houden.
'Onze aandachtsspanne is tegenwoordig zelfs nog korter, dus in plaats van achter een computer te zitten en met de gesprekspartners te praten, moet je mensen bij het gesprek betrekken', beveelt Bee aan, die zegt dat deze gewoonte mensen ook betrokken en attent houdt bij het gesprek. .
Doen: Gebruik de knoppen voor dempen en video uit.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
U hoeft uw microfoon of camera niet tijdens elke vergadering aan te hebben als u hier niet specifiek om gevraagd bent.
'Als je niet spreekt, demp jezelf dan. Als je veel moet bewegen, of opstaan en een pauze moet nemen van de vergadering ... verberg dan je video en demp jezelf, ”stelt Bee voor.
Niet: Vertrouw uitsluitend op wifi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
wanneer is het tijd om uit een huwelijk te stappen?
Als je een back-upschema hebt voor het geval je wifi uitvalt, mis je geen enkel belangrijk detail.
'Er gaat niets boven de ijzersterke netwerkprestaties van een ouderwetse ethernetkabel', zegt Jovan Milenkovic , medeoprichter van CommandTech Hoewel veel laptops geen ethernetpoorten meer hebben, merkt Milenovic op dat CAT5-naar-USB-adapters goedkoop en gemakkelijk verkrijgbaar zijn om inpluggen.
Doen: Automatische opname instellen.
Shutterstock / Olivier Le Moal
In plaats van verwoed te proberen notities te maken tijdens uw vergadering, stelt u automatische opname in, zodat u kunt genieten van een woordelijk logboek van alles wat er daarna is gebeurd.
'Met Zoom kun je automatisch oproepen opnemen, en dit kan van onschatbare waarde zijn voor het opnemen van feedback van klanten of teams over een project', zegt Dusti Arab , business strateeg met The Reinvention Co
Niet: Laat andere apparaten met internettoegang actief.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Door andere apparaten met internettoegang in uw huis uit te schakelen voordat u aan uw vergadering begint, kunt u vertragingen in uw verbinding beperken en uw video-conferentiegesprekken soepel laten verlopen.
'Zelfs het beste internetpakket garandeert niet dat je internet thuis lange zakelijke bijeenkomsten via videoconferenties kan ondersteunen', zegt Milenkovic, die aanbeveelt huisgenoten en familieleden te vragen om gamen en downloaden in de wacht te zetten voor de duur van je vergadering, waar mogelijk.
Doen: Gebruik de chatfunctie.
Shutterstock / Rawpixel.com
Er is een eenvoudige oplossing als u wilt voorkomen dat iedereen over elkaar praat wanneer het vraag- en antwoordtijd is aan het einde van een vergadering.
'Gebruik de chatfunctie om eerst aan te geven dat je een vraag of stelling hebt, in plaats van het er gewoon uit te flappen', stelt voor Matthew Ross , medeoprichter en COO van De sluimerwerf
Niet: Draag je zweet.
Shutterstock / fizkes
Behandel uw virtuele collega's met hetzelfde respect waarmee u ze persoonlijk zou behandelen en zorg ervoor dat u er goed uitziet voor uw vergadering.
'Probeer alles te vermijden dat te fel is en alles met te veel patronen', stelt voor Kyle Turk , VP marketing bij Keynote zoeken Turk voegt eraan toe dat zelfs als je denkt dat je collega's je alleen vanaf de schouders zien, het dragen van een werkbroek altijd een goed idee is voor het geval je moet opstaan of bewegen.
Doen: Zorg voor een back-upplan.
Shutterstock / Monkey Business-afbeeldingen
Houd alle toepasselijke inloggegevens voor uw vergadering bij de hand en u zult geen moment missen als uw verbinding achterblijft.
'Zorg ervoor dat je een telefoonnummer of een back-upplan hebt voor het geval het niet online verbinding maakt zoals gepland', stelt voor Paige Arnof-Fenn , oprichter en CEO van een wereldwijd strategisch marketingbedrijf Mavens & Moguls
Niet: Gebruik je toetsenbord.
Shutterstock / Jacob Lund
Als u tijdens uw vergadering aantekeningen wilt maken, moet u een notitieboekje bij de hand hebben in plaats van op uw toetsenbord te tikken.
'Of je nu notities maakt of reageert op e-mails of teamchats, het geluid van je typen leidt af', zegt Mark Strassman , SVP en GM van UCC bij LogMeIn Als het schrijven van notities geen geschikt alternatief lijkt, stelt Strassman voor om de ingebouwde transcriptieservice te gebruiken die beschikbaar is op de meeste videoconferentieplatforms.
Doen: Schakel sneltoetsen in.
Shutterstock / Wissen
In plaats van te zoeken naar de toegangsknop voor uw microfoon, schakelt u sneltoetsen in voor uw vergadering, zodat u gemakkelijk kunt inspringen wanneer dat nodig is.
'Door push-to-talk in te schakelen bent u er zeker van dat u niet de oorzaak bent van witte ruis, echo's en achtergrondgeluiden in een omgeving voor groepsgesprekken', zegt Keenan Beavis , oprichter van Longhouse Media , die opmerkt dat deze functionaliteit beschikbaar is op platforms zoals Zoom, Skype en Discord.
Niet: Vergeet uit te loggen.
Shutterstock / shurkin_son
Voordat je weer in je zweet verandert, wil je nog een cruciale laatste stap zetten: het gesprek beëindigen.
'Laat uw hoede [niet] voordat u zich afmeldt: de microfoon / luidspreker is mogelijk nog steeds actief!' waarschuwt Arnof-Fenn.
